EXPOSICIÓN Y RUEDA
DE NEGOCIOS
PATROCINIOS
EL COBAES 2025 será mucho más que un espacio académico. Se consolida como un punto de encuentro estratégico donde convergen empresas, instituciones y profesionales del ámbito bibliotecario, académico y tecnológico. A través de su Exposición Comercial y la innovadora Rueda de Negocios, el Congreso ofrece un escenario ideal para que patrocinadores, proveedores y aliados estratégicos establezcan conexiones valiosas, impulsen sus marcas y generen oportunidades reales de colaboración.
A continuación, encontrarás diversas opciones exclusivas para patrocinar y participar en este importante evento, diseñadas específicamente para adaptarse a distintos objetivos y presupuestos. Explora nuestras alternativas y elige la que mejor se ajuste a tus necesidades comerciales y promocionales.
Comercial
Exposición
La Exposición Comercial de El COBAES 2025 se desarrollará en simultáneo con las jornadas académicas del Congreso, permitiendo a las marcas expositoras una visibilidad constante frente a un público especializado, conformado por tomadores de decisiones, profesionales de bibliotecas, instituciones educativas y aliados estratégicos del sector.
El diseño del plano de exhibición está cuidadosamente pensado para maximizar el flujo de visitantes y la exposición de cada stand ante los delegados, asegurando espacios de alto tránsito e interacción. Esta muestra comercial no solo será una vitrina de productos y servicios, sino también una plataforma clave para el posicionamiento, el relacionamiento comercial y el inicio de nuevas alianzas estratégicas.
Asignación de Espacios
Los espacios para la exposición serán asignados por estricto orden de recepción de solicitudes completas. Para garantizar la reserva de un lugar específico, el expositor deberá enviar:
-
El formulario de reserva y el contrato de exposición diligenciados correctamente.
-
El comprobante de pago correspondiente.
Las solicitudes que no cumplan con estos requisitos no serán tenidas en cuenta para la asignación de espacios.
Registro de Expositores
Todos los expositores deben estar formalmente registrados. La inscripción les dará derecho a:
-
2 inscripciones por stand
-
2 escarapelas personalizadas con el nombre de la empresa y representante
-
Acceso completo a la zona de exposición (acceso exclusivo para personal registrado, no transferible)
Además, se incluirá un formulario de registro de expositor dentro del Manual Técnico de Exposición, el cual deberá ser diligenciado en su totalidad.
Manual Técnico del Expositor
-
Con un mes de anticipación al Congreso, los expositores recibirán un Manual Técnico detallado, que incluirá:
-
Información técnica y logística de la sede
-
Especificaciones del montaje y desmontaje
-
Contacto con el contratista logístico
-
Servicios disponibles (electricidad, mobiliario, asistencia técnica, etc.)
-
Normas de seguridad y operación durante el evento
-
Este documento será esencial para planificar correctamente la participación y garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos.
Términos y Condiciones
La firma del Formulario de Reserva y Contrato de Exposición implica la aceptación plena de los términos y condiciones definidos por el Comité Organizador de COBAES 2025. Este documento se considerará un contrato vinculante para ambas partes y será el respaldo formal para validar la participación en la exposición comercial.
Negocios
Rueda de
En un entorno globalizado y con mercados cada vez más diversificados, los espacios de encuentro entre proveedores, instituciones y profesionales son fundamentales para fomentar la innovación, el intercambio de soluciones y la consolidación de alianzas estratégicas. Por ello, El COBAES 2025 contará con una jornada exclusiva dedicada a su Rueda de Negocios, integrada dentro de la agenda oficial del Congreso.
Este espacio ha sido diseñado para facilitar la conexión directa entre los asistentes del Congreso y los patrocinadores y proveedores, permitiendo presentar productos, servicios y propuestas que contribuyan a la transformación del sector bibliotecario y de la gestión de la información.
Objetivo
Crear un ambiente estratégico y dinámico donde se generen relaciones comerciales a corto, mediano y largo plazo, propiciando el diálogo entre los actores clave del Congreso: empresas patrocinadoras, instituciones académicas, profesionales de bibliotecas y responsables de compras y tecnología.
¿Quiénes pueden participar?
La Rueda de Negocios está pensada como un espacio exclusivo para fortalecer vínculos comerciales entre quienes tienen propuestas de valor y quienes buscan soluciones innovadoras para sus instituciones. La participación está reservada a los siguientes perfiles:
-
Proveedores oficiales y patrocinadores del El COBAES 2025
-
Asistentes acreditados al Congreso interesados en generar alianzas, conocer nuevas ofertas o explorar oportunidades de colaboración estratégica
Metodología
Fecha: Miércoles 23 de octubre, jornada de la mañana
Ubicación: Teatro principal y área de exposición
-
Cada proveedor participante contará con un espacio cronometrado en el Teatro, de acuerdo con su tipo de patrocinio, para realizar una presentación breve o charla institucional.
-
El orden de presentaciones será definido por sorteo (balota) al inicio del evento.
-
Al finalizar esta fase, se dará paso a una dinámica de mini reuniones rotativas entre proveedores y asistentes.
-
Cada encuentro tendrá una duración de aproximadamente 10 minutos cronometrados, y un timbre marcará el cambio de mesa, promoviendo el intercambio entre múltiples actores.
-
Los asistentes contarán con un “pasaporte de networking”, que será firmado o sellado por cada proveedor al finalizar cada encuentro.
Este formato busca fomentar una interacción ágil, efectiva y de alto valor relacional, en la cual no es obligatorio cerrar acuerdos inmediatos, pero sí generar contactos sólidos para futuras negociaciones o colaboraciones.
Patrocinadores
Información Adicional
Esta sección contiene detalles importantes sobre los procedimientos de reserva, métodos de pago y políticas asociadas a la participación como patrocinador de COBAES 2025. Te invitamos a leer cuidadosamente esta información antes de formalizar tu participación.
Procedimientos de Reserva y Términos de Pago
-
El 100% del valor del patrocinio deberá ser cancelado antes del 1 de septiembre de 2025.
-
Todos los pagos deben realizarse antes del inicio del Congreso.
-
Si el pago no se ha completado a tiempo, los organizadores se reservan el derecho de cancelar la reserva, aplicando las penalizaciones descritas a continuación.
Métodos de Pago
El pago se realizará mediante transferencia bancaria a la cuenta oficial, que será compartida directamente al momento de confirmar tu patrocinio.
Importante: todos los gastos bancarios corren por cuenta del remitente.
Cancelaciones y Reducciones
En caso de cancelación o reducción del patrocinio, deberás notificarlo por escrito al Comité Coordinador a través del correo: cobaes2025@gmail.com.
Las penalizaciones son:
-
50% del valor del paquete si la cancelación o reducción se realiza antes del 15 de julio de 2025.
-
100% del valor del paquete si se realiza después del 15 de julio de 2025.
¿Necesitas más información?
Para resolver cualquier duda o recibir asistencia personalizada sobre tu participación como patrocinador, contáctanos en: